PRIVACYVERKLARING.

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke: Hannes Malfait (eenmanszaak).

Adres: Goedjens 5, 9030 Mariakerke, België.

Ondernemingsnummer: 0502.448.221 (btw BE 0502.448.221).

E-mail voor privacyvragen: hallo@hannesmalfait.be.

Website: www.hannesmalfait.be.

“Ik” verwijst in deze verklaring naar de hierboven vermelde verwerkingsverantwoordelijke.

2. Wanneer geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt voor het gebruik van mijn website, contactaanvragen, boekingen, coaching, personal training, wandelbegeleiding, integratiegesprekken, mentorship, groepsactiviteiten, nieuwsbrieven en het aanvragen van mijn handleiding. Ze geldt ook voor informatie die ik tijdens gesprekken, telefonisch, via formulieren, e-mail of berichten ontvang en verwerk.

Een externe dienst kan voor eigen doeleinden zelfstandig gegevens verwerken. In dat geval is ook de privacyverklaring van die dienst relevant. Voor mijn eigen keuze en gebruik van zulke diensten behoud ik mijn verantwoordelijkheid.

3. Welke gegevens gebruik ik en waarom?

Contact en informatieaanvragen: je naam, contactgegevens en de inhoud van je vraag. Voor vragen over een mogelijke boeking is de grondslag het nemen van stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst. Voor algemene correspondentie is dat mijn gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden en mijn praktijk bereikbaar te houden, afgewogen tegen jouw privacy.

Boekingen en dienstverlening: identificatie- en contactgegevens, afspraakgegevens, gekozen dienst en noodzakelijke praktische afspraken. De grondslag is de voorbereiding of uitvoering van onze overeenkomst. Deze gegevens zijn nodig om de gevraagde dienst te organiseren. Zonder noodzakelijke gegevens kan een boeking of dienst soms niet doorgaan; ik licht dat concreet toe.

Facturatie en administratie: facturatiegegevens, aangekochte dienst, bedrag, betaalstatus en de betaalreferenties die ik ontvang. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en, voor verplichte administratieve verwerking, mijn wettelijke verplichtingen. Ik beperk omschrijvingen op facturen tot wat nodig is en neem daarin geen onnodige gezondheidsdetails op.

Coachingnotities: doelen, gemaakte afspraken en beknopte informatie die nodig is voor de continuïteit van de afgesproken begeleiding. Niet-gevoelige gegevens verwerk ik voor de overeenkomst. Voor gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens gelden de extra waarborgen in artikel 4.

Handleiding: je e-mailadres om de door jou gevraagde handleiding te bezorgen, op basis van de uitvoering van jouw aanvraag. Voor nieuwsbrieven en promotionele vervolgmails vraag ik afzonderlijk toestemming, zoals beschreven in artikel 5.

Nieuwsbrief: je e-mailadres, eventueel je naam, gekozen voorkeuren en bewijs van je inschrijving. Grondslag: toestemming. De regeling voor eventuele individuele tracking staat in artikel 7.

Beveiliging: beperkte technische gegevens zoals IP-adres, tijdstip en fout- of beveiligingsmeldingen, voor zover nodig om de site en systemen te beschermen. Grondslag: mijn gerechtvaardigd belang bij een veilige dienstverlening. Waar cookie- of andere bijzondere regels toestemming vereisen, pas ik die toe.

Klachten en rechtsvorderingen: noodzakelijke correspondentie, afspraken en relevante bewijsstukken, op basis van mijn gerechtvaardigd belang om klachten te behandelen en rechten te verdedigen, of een toepasselijke wettelijke verplichting. Voor gevoelige gegevens is aanvullend een geldige uitzondering nodig, zoals noodzakelijkheid voor een rechtsvordering.

Ik verzamel gegevens hoofdzakelijk rechtstreeks van jou. Bij een betaling ontvang ik van mijn bank of betaaldienst de betaalgegevens (naam, bedrag, datum en referentie). Via de diensten in de leveranciersbijlage ontvang ik technische gegevens over het gebruik van mijn website en nieuwsbrief.

4. Gezondheidsgegevens en andere gevoelige informatie

Ik vraag uitsluitend gevoelige informatie die noodzakelijk is voor een duidelijk omschreven doel binnen de begeleiding. Dat kan bijvoorbeeld gaan om relevante fysieke beperkingen of gezondheidsinformatie voor de afstemming van een activiteit.

Voor zover ik deze gegevens op basis van toestemming verwerk, vraag ik vooraf jouw afzonderlijke, uitdrukkelijke toestemming voor de beschreven gegevens en het doel. De rechtsgronden zijn dan artikel 6, lid 1, a en artikel 9, lid 2, a AVG. Het aanvaarden van algemene voorwaarden of lezen van deze verklaring vervangt die toestemming niet.

Je kunt toestemming intrekken via hallo@hannesmalfait.be. Dat tast de rechtmatigheid van de eerdere verwerking niet aan. Ik stop de betrokken verwerking en verwijder de gegevens, tenzij een andere toepasselijke wettelijke grond en uitzondering het bewaren noodzakelijk maken. Ik licht dat dan toe.

We bekijken of begeleiding zonder die gegevens mogelijk is. Alleen wanneer bepaalde gegevens werkelijk noodzakelijk zijn voor een specifieke dienst, kan die dienst daardoor niet of niet in dezelfde vorm doorgaan. Ik leg dat vooraf uit. Niet-noodzakelijke informatie hoef je niet te delen.

Ik gebruik gezondheidsinformatie en vertrouwelijke gespreksinhoud niet voor advertenties, marketingprofielen of doelgroepen voor sociale media.

5. Nieuwsbrief en praktische berichten

Een contactaanvraag of boeking schrijft je niet automatisch in voor mijn nieuwsbrief. Bij een afzonderlijke inschrijving is duidelijk welke berichten je mag verwachten. Je kunt je op elk moment gratis uitschrijven via de afmeldlink of hallo@hannesmalfait.be.

Bevestigingen, betalingsinformatie en praktische berichten over een geboekte dienst staan los van marketing. Die blijven mogelijk voor zover nodig voor onze overeenkomst of administratie.

Na uitschrijving kan ik een minimale blokkaderegistratie bewaren om te voorkomen dat je opnieuw ongewenst wordt toegevoegd. Die gebruik ik niet voor reclame. Ik bewaar ook noodzakelijk bewijs van toestemming of bezwaar gedurende de daarvoor vastgelegde termijn.

6. Betalingen, ontvangers en dienstverleners

Je betaalt via overschrijving of via een betaallink. Facturen en betaallinks maak ik via het platform Eenvoudig Factureren; de betaling zelf loopt via de bank. Ik ontvang alleen naam, bedrag, datum, betaalstatus en referentie.

Ik vraag geen kaartgegevens of kaartveiligheidscode via contact- of intakeformulieren en bewaar die niet. Kaartgegevens voer je uitsluitend in bij de beveiligde omgeving van de betaalprovider; ze komen niet in mijn formulieren, notities of e-mail terecht.

Ik deel gegevens uitsluitend voor een bepaald doel en voor zover noodzakelijk, bijvoorbeeld met leveranciers voor hosting, e-mail, formulieren, afsprakenplanning, videobellen, administratieve software of betalingen. Waar zij in mijn opdracht verwerken, maak ik passende verwerkersafspraken. Sommige ontvangers, zoals banken of bepaalde professionele adviseurs, kunnen voor hun eigen taken zelfstandig verantwoordelijk zijn.

De onderstaande leveranciersbijlage maakt deel uit van deze verklaring en beschrijft de daadwerkelijk gebruikte diensten, hun functie, relevante gegevens en eventuele doorgiften. Ik verkoop je persoonsgegevens niet en geef gevoelige intakegegevens niet aan marketingpartners.

Verstrekking aan bevoegde instanties gebeurt wanneer daarvoor een wettelijke verplichting of andere geldige grond bestaat. Bij een noodsituatie wordt alleen noodzakelijke informatie gedeeld als de wet dat toestaat. Een algemene veiligheidsreden geeft geen onbeperkt recht om gegevens openbaar te maken.

7. Cookies, ingebedde inhoud en e-mailtracking

De website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Sommige zijn strikt noodzakelijk om een door jou gevraagde functie te leveren. Andere dienen voor statistiek en marketing: Google Analytics, de Meta-pixel en Metricool. Ingebedde inhoud van onder meer Calendly en Tally kan eigen cookies plaatsen zodra die geladen wordt.

Statistiek- en marketingtechnieken worden pas geactiveerd nadat je in de cookiebalk akkoord gaat. Je kunt weigeren en je keuze later wijzigen via de knop ‘Instellingen’ in de cookiebalk.

Een externe speler of widget kan gegevens doorgeven zodra die wordt geladen. Waar nodig wordt die daarom pas na je keuze geactiveerd. Een gewone externe link is iets anders dan inhoud die automatisch in deze website wordt ingeladen.

Mijn nieuwsbrief verstuur ik via MailerLite. Daarbij wordt individueel bijgehouden of je een mail opent en op welke links je klikt. Ik gebruik dat om te zien welke onderwerpen aanspreken en om inactieve inschrijvingen op te ruimen, niet voor advertenties. Grondslag: je toestemming bij inschrijving; onder elk inschrijfformulier staat dat ik dit meet. Je kunt je altijd uitschrijven; deze gegevens bewaar ik zolang je ingeschreven bent.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige diensten uit de leveranciersbijlage zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen daar gegevens verwerken: Google (Gmail, Google Drive, Google Analytics), Calendly en Meta (WhatsApp, Meta-pixel). Ook leveranciers binnen de EER kunnen subverwerkers buiten de EER inschakelen.

Bij zulke doorgiften gebruik ik een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals Europese standaardcontractbepalingen en waar nodig aanvullende maatregelen. Een Europees vestigingsadres van een leverancier betekent niet automatisch dat alle verwerking in de EER blijft.

Via hallo@hannesmalfait.be kun je informatie over de toepasselijke waarborgen en een kopie daarvan opvragen, met bescherming van vertrouwelijke informatie waar nodig.

9. Hoe lang bewaar ik gegevens?

Ik bewaar gegevens niet langer dan nodig. Onderstaande termijnen worden concreet vastgesteld vóór publicatie; het zijn geen vrijstellingen van wettelijke bewaarplichten.

• Contactvragen zonder vervolg: 6 maanden na afhandeling.
• Boekings- en contractadministratie: 5 jaar na het einde van de dienstverlening, onderscheiden van inhoudelijke coachingnotities.
• Niet-gevoelige coachingnotities: 12 maanden na het einde van de begeleiding, met tussentijdse verwijdering van niet meer noodzakelijke informatie.
• Intake- en gezondheidsgegevens: tot het einde van de begeleiding en uiterlijk 6 maanden daarna, of eerder wanneer je je toestemming intrekt; ik beoordeel de noodzaak tussentijds.
• Facturen en fiscale bewijsstukken: 10 jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na het boekjaar, zoals de Belgische boekhoud- en btw-regels voorschrijven.
• Actieve nieuwsbriefgegevens: tot uitschrijving of beëindiging van de nieuwsbrief; inschrijvingen zonder enige opening of klik worden na 12 maanden opgeruimd of eerst opnieuw bevestigd. Bewijs van toestemming: zolang de inschrijving loopt en 3 jaar daarna. Minimale afmeldregistratie: zolang nodig om je niet opnieuw ongewenst te mailen.
• Technische logs: maximaal 90 dagen. Cookies en tracking: de individuele termijnen in het cookieoverzicht. Back-ups: maximaal 30 dagen binnen de beveiligde overschrijfcyclus van de hosting, zonder hergebruik voor andere doelen.

Bij een concreet geschil kan ik relevante gegevens langer bewaren zolang dat noodzakelijk is voor de afhandeling en toepasselijke rechtsvorderingen. Dat is geen reden om volledige dossiers onbeperkt te bewaren. Daarna verwijder of anonimiseer ik ze waar passend.

10. Vertrouwelijkheid en beveiliging

Ik neem technische en organisatorische maatregelen die passen bij de gevoeligheid van de informatie: persoonlijke wachtwoorden, versleutelde verbindingen (https), regelmatige updates van de website, back-ups via de hosting en tweestapsverificatie op de accounts waar gegevens bewaard worden, zoals e-mail, opslag, website en formulieren.

Alleen personen die gegevens voor hun taak nodig hebben, krijgen passende toegang. Ik beperk gevoelige gegevens in gewone e-mail en berichten. Geen systeem biedt absolute veiligheid; mijn verplichting om passend te beveiligen blijft gelden.

Bij een datalek onderzoek ik wat er is gebeurd en neem ik passende maatregelen. Wanneer wettelijk vereist meld ik het aan de toezichthouder en informeer ik de betrokken personen.

11. Opnamen, AI-hulpmiddelen en testimonials

Een afspraak of intake geeft geen automatische toestemming om een gesprek op te nemen, te transcriberen of door een AI-dienst te laten verwerken. Voor zulk gebruik informeer ik je vooraf afzonderlijk over de gegevens, het doel, de leverancier, toegang, bewaartermijn en rechten. Waar nodig vraag ik afzonderlijke toestemming. Een opname of transcriptie wordt niet stilzwijgend aan de begeleiding gekoppeld.

Ik maak geen opnames of transcripties van gesprekken en gebruik geen AI-diensten om gespreksinhoud of coachingnotities te verwerken.

Herkenbare foto’s, video’s en testimonials publiceer ik alleen na een afzonderlijke, specifieke toestemming voor de vermelde kanalen en doelen. Een openbare reactie op sociale media is geen algemene toestemming voor marketinghergebruik. Weigeren heeft geen invloed op de begeleiding. Je kunt toestemming voor toekomstig gebruik intrekken; ik behandel verwijderverzoeken volgens de toepasselijke regels.

12. Jouw rechten

Afhankelijk van de toepasselijke voorwaarden kun je inzage en een kopie vragen, gegevens laten verbeteren of wissen, verwerking laten beperken en gegevens laten overdragen. Je kunt toestemming intrekken en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken; die verwerking stopt dan.

Stuur je verzoek naar hallo@hannesmalfait.be of het postadres hierboven. Bij redelijke twijfel kan ik aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren, beperkt tot wat daarvoor nodig is. Ik vraag niet standaard een volledige kopie van je identiteitskaart.

Ik reageer zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan die termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; ik leg dat binnen de eerste maand uit. Als een recht niet of slechts gedeeltelijk kan worden uitgevoerd, ontvang je een motivering. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos.

Je kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Eerst contact met mij opnemen is geen voorwaarde om een klacht in te dienen.

13. Minderjarigen en geautomatiseerde beslissingen

Mijn diensten zijn gericht op volwassenen vanaf achttien jaar. Ik vraag niet bewust gegevens van minderjarigen voor inschrijving in mijn aanbod. Als ik vaststel dat gegevens van een minderjarige zijn verwerkt zonder geldige grond, neem ik passende stappen om dat te corrigeren of de gegevens te verwijderen. Ik beweer niet dat een minderjarige technisch geen gegevens kan insturen.

Ik neem geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

14. Wijzigingen en contact

Bij aanpassingen vermeld ik bovenaan een nieuwe versiedatum. Voor wezenlijke veranderingen informeer ik je waar passend actief. Een nieuwe tekst geeft geen automatische toestemming voor een nieuw doel; als daarvoor toestemming nodig is, vraag ik die vooraf.

• Vragen of verzoeken: hallo@hannesmalfait.be.